ความสำคัญของเครื่องถ่ายเอกสาร

เครื่องถ่ายเอกสารเป็นเครื่องใช้สำนักงานที่ได้สำหรับทำสำเนาเอกสารที่มีคามสำคัญและจำเป็นในการปฏิบัติงานในสำนักงานทุก ๆ ประเภท เนื่องจากสามารถทำสำเนาเอกสารได้เหมือนต้นฉบับทุกประการ ช่วยประหยัดเวลาในการพิมพ์เอกสารที่เหมือนและซ้ำ ๆ กันเป็นจำนวนมากได้อย่างสะดวกรวดเร็วนกอกจากนี้ ยังใช้ถ่ายเอกาสารที่เป็นรูปภาพ แผนที่ กราฟ ภาพลายเส้นได้เหมือนกับต้นฉบับจริงทุกประการ อีกทั้งขั้นตอนและวิธีการใช้งานง่ายมาก ไม่ต้องใช้เวลาในการเรียนหรือฝึกฝนมากนัก เพียงแต่แนะนำวิธีการใช้งานสำหรับรุ่นใดรุ่นหนึ่งในครั้งแรกเท่านั้น ผู้ปฏิบัติก็สามารถใช้งานได้ทันที ดังนั้น จะเห็นได้ว่าในสำนักงานทุก ๆ แห่งจะต้องมีเครื่องถ่ายเอกสารอย่างน้อยหนึ่งเครื่องไว้ใช้งานในสำนักงาน 
โดยทั่วไปการพิจารณาคุณสมบัติด้านการใช้งานของเครื่องถ่ายเอกสาร มักพิจารณาในเรื่องของความเร็วในการทำงาน โดยกำหนดมาตรฐานการใช้งานเป็นอัตราความเร็วในการถ่ายสำเนาเอกสาร เช่น อัตราความเร็ว 30 แผ่น/นาที 45 แผ่น/นาที หรือ 100 แผ่น/นาที เป็นต้น นอกจากนี้ยังพิจารณาคุณสมบัติและขีดความสามารถในด้ายอื่น ๆ ประกอบ เช่น การใช้ระบบผงหมึกแห้งบรรจุในหลอดสำเร็จรูปใส่เขจ้าไปในเครื่องได้ทั้งหลอด มีระบบควบคุมความเข้มจางของเครื่องโดยอัตโนมัติ ความสามารถถ่ายเอกสารได้คมชัดเหมือนต้นฉบับทั้งภาพขาว-ดำ ภาพสี ลายเส้น รอยประทับตรายาง เลยเซ็น หนังสือเป็นเล่ม วัตถุสามริติต่างๆ สามารถขจัดเงาดำที่อขบของสำเนาอันเกิดจากการถ่ายต้นฉบับที่เป็นสีได้หลายสี หรือมีระบบเสียงเพลงเตือนเมื่อเครื่องจะทำงาน หรือถ้าลืมต้นฉบับ หรือผงหมึกหมด จะมีระบบสัญญาณไฟแจ้ให้ทราบหรือสั่งการทำงานต่าง ๆ 
ด้วยหน่วยความจำในโปรแกรมการทำงานของเครื่อง เช่น การลบข้อความที่ไม่ต้องการออกโดยตั้งโปรแกรมให้เครื่องถ่ายเอกสารเฉพาะส่วนที่ต้องการ ตลอดจนสามารถเลือกกระดาษได้อัตโนมัติตามลักษณะของต้นฉบับ นอกจากนี้ เครื่องถ่ายเอกสารบางรุ่น สามารถเชื่อมต่อเข้ากับระบบคอมพิวเตอร์ได้ด้วย ซึ่งเรียกว่าเครื่องถ่ายเอกสารมัลติฟังก์ชันอัจฉริยะครอบคลุมการทำงานทั้งระบบการถ่ายเอกสาร เป็นทั้งเลเซอร์แฟกซ์ หรือเลเซอร์พรินเตอร์ หรือสแกนเนอร์ ทั้งนี้ หน่วยงานจะเลือกใช้เครื่องถ่ายเอกสารชนิดใด ยี่ห้ออะไรหรือรุ่นไหน ขีดความสามารถเท่าใด ควรพิจารณาให้เหมาะสมกับลักษณะงาน และความจำเป็นในการปฏิบัติงานของหน่วยงานเป็นสำคัญ นอกจากนี้สิ่งสำคัญที่จะมองข้ามมิได้โดยเด็ดขาดก็คือ การให้บริการหลักการขายของบริษัทผู้จำหน่าย