วันพฤหัสบดีที่ 14 พฤษภาคม พ.ศ. 2552

ประเภทของเครื่องถ่ายเอกสาร ประโยชน์ของเครื่องถ่ายเอกสาร หลักเกณฑ์และข้อควรปฏิบัติในการใช้เครื่องถ่ายเอกสาร ส่วนประกอบของเครื่องถ่ายเอกสาร


ประเภทของเครื่องถ่ายเอกสาร 
เครื่องถ่ายเอกสารระบบอัตโนมัติ (Electrostatic copying Machine) มีคุณภาพและขีดความสามารถในการใช้งานตากต่างกันไป อย่างไรก็ตามถ้าหากแบ่งประเภทของเครื่องถ่ายเอกสารตามลักษณะของงานที่ผลิตได้ สามารถแบ่งออกเป็น 2 ประเภท คือ 
1.เครื่องถ่ายเอกสารชนิดขาว-ดำ เป็นเครื่องถ่ายเอกสารที่สำเนาภาพทุกชนิด จะปรากฏเป็นภาพขาว-ดำ ได้อย่างเดียวเท่านั้น 
2. เครื่องถ่ายเอกสารชนิดสี เป็นเครื่องถ่ายเอกสารที่สามารถถ่ายต้นฉบับที่เป็นภาพสีได้โดยสำเนาภาพที่ด้ออกมา จะปรากฏเป็นภาพสีเหมือนต้นฉบับทุกประการ (ด้วยอุปกรณ์เพิ่ม Paragraph) 
นอกจากแบ่งประเภทของเครื่องถ่ายเอกสารตามลักษณะของงานที่ผลิตได้แล้ว ยังแบ่งประเภทเครื่องถ่ายเอกสารตามขนาดของเครื่องได้ 3 ประเภท คือ 
• เครื่องถ่ายเอกสารขนาดเล็ก 
• เครื่องถ่ายเอกสารขนาดกลาง 
• เครื่องถ่ายเอกสารขนาดใหญ่ 

ประโยชน์ของเครื่องถ่ายเอกสาร 
การใช้เครื่องถ่ายเอกสาร มีประโยชน์ต่อการปฏิบัติงานในสำนักงาน ดังนี้ 
1. ประหยัดเวลา แรงงาน เนื่องจากไม่มีความจำเป็นต้องพิมพ์งานทีเหมือนกันหลาย ๆ ครั้ง โดยเฉพาะเอกสารที่เป็นลายเส้น รูปภาพ แผนผัง ไม่ต้องมาเขียนหรือวาดใหม่ซึ่งต้องใช้เวลามาก 
2. ทำสำเนาได้สะดวกรวดเร็วและไม่จำกัดจำนวน นอกจากนี้ถ้ามีที่พิมพ์ผิดที่ต้นฉบับและได้แก้ไขเรียบร้อยแล้วเมื่อถ่ายเอกสารจะไม่ปรากฏรอยให้เห็นในเอกสารฉบับสำเนา 
3. ขั้นตอนและวิธีการใช้งานง่าย ไม่ต้องใช้เวลาในการเรียนหรือฝึกฝนมากนัก เพียงแต่แนะนำวิธีการใช้งานของเครื่องให้ผู้ปฏิบัติเข้าใจในครั้งแรกเท่านั้นก็สามารถใช้งานได้ทันที 
4. ถ่ายเอกสารที่เป็นรูปภาพ แผนที่ กราฟ ภายลายเส้น หรือแผนผังที่ยุ่งยากซับซ้อนได้ เหมือนกับต้นฉบับจริงทุกประการ 
5. สามารถสำเนาเอกสารโดยการย่อ ขยาย และซูมภาพได้ตามความต้องการ 

หลักเกณฑ์และข้อควรปฏิบัติในการใช้เครื่องถ่ายเอกสาร 
การติดตั้งเครื่องถ่ายเอกสาร 
เพื่อให้เครื่องถ่ายเอกสารทำงานได้อย่างปลอดภัยและเหมาะสม ก่อนการติดตั้งเครื่องหรือเคลื่อนย้ายเครื่องควรปฏิบัติ ดังนี้ 
1. ควรติดตั้งเครื่องใกล้กับที่เสียบปลั๊กไฟ เพื่อความสะดวกในการใช้งาน 
2. ใช้สายไฟที่ต่อเข้ากับที่เสียบปลั๊กตามขนาดที่กำหนด และควรต่อสายดินไว้เสมอ ไม่ควรต่อไฟฟ้าพ่วงกับอุปกรณ์เครื่องใช้ไฟฟ้าชนิดอื่น ๆ 
3. ติดตั้งเครื่องไว้บนพื้นที่เรียบและแข็งแรง 
4. ควรเลือกเนื้อที่ว่างรอบตัวเครื่อง หรือวางเครื่องให้ห่างจากฝาผนังอย่างน้อย 10 เซนติเมตร เพื่อให้มีอากาสระบายอย่างเหมาะสม และสะดวกในการดูแลและบำรุงรักษา 
5. อย่าติดตั้งเครื่องในสถานที่อับหรือเปียกชื้น มีแสงแดดส่องถึงโดยตรง มีฝุ่นละออกมาก มีหารระบายของอากาศได้น้อย หรือใกล้กลับบริเวณที่มีอุณหภูมิแปรปรวน มีความชื้นสูง เช่น ใกล้กับเครื่องปรับอากาศ หรือเครื่องทำความร้อน 
ข้อควรระวังในการใช้เครื่องถ่ายเอกสาร 
1. อย่าแตะต้องหรือสัมผัสแม่พิมพ์ภาพ (Photoconduction Drum) โดยตรง เนื่องจากริ้วรอยขูดขีดต่าง ๆที่ปรากฏบนแม่พิมพ์ภาพจะทำให้สำเนาเอกสารเกิดรอยสกปรก เปรอะเปื้อนได้ 
2. ในพื้นที่หลอมละลายผงหมึกให้ติดแน่นบนเอกสาร (Fusing Area) จะมีความร้อนสูง ให้ระมัดระวังเมื่อต้องเปิดเครื่องและตรวจบริเวณดังกล่าว 
3. ปุ่มยึดเครื่องสำหรับถาดบรรจุกระดาษสำเนา 500 แผ่น หรือ 1,000 แผ่น เมื่อมีการเคลื่อนย้ายเครื่อง ให้หมุนเกลียวปุ่มยึดเครื่องลง จนกระทั่งปุ่มดังกล่าวสัมผัสพื้น เพื่อยึดเครื่องให้ติดแน่นกับพื้น 
4. เมื่อเปิดสวิตช์เครื่องทิ้งไว้ ฮีตเตอร์ของดรัมและตัวป้องกันความชื้นในเครื่องยังคงทำงานหากเกิดกรณีฉุกเฉินควรถอดปลั๊กเครื่องออก 
5. ในขณะถ่ายเอกสารไม่ควรปิดสวิตช์ไฟ หรือดึงปลั๊กไฟออกจากเต้าเสียบหรือยกฝาปิดต้นฉบับขึ้น หรือเปิดฝาเครื่องด้านหน้า 
6. ห้ามวางสิ่งของหรือเครื่องมือที่มีน้ำหนักบนกระจกวางต้นฉบับ 
7. อย่าให้ลวดเสียบกระดาษหรือเศษโลหะอันเล็ก ๆ ตกลงในตัวเครื่อง 
8. ตรวจดูคุณสมบัติของเครื่องกับกระดาษหรือวัสดุอื่นใดที่ใช้ทำสำเนาให้ถูกต้องตรงกัน เนื่องจากเครื่องบางรุ่นสามารถใช้กับกระดาษธรรมดา กระดาษถ่ายเอกสาร หรือแผ่นโปร่งใสก็ได้ แต่บางรุ่นต้องใช้กระดาษถ่ายเอกสารชนิดเดียวเท่านั้น 
9. เพื่อป้องกันปัญหากระดาษซ้อนหรือกรดาษติด ควรคลี่กระดาษก่อนที่จะนำไปถ่ายเอกสารทุกครั้ง 
10. ไม่ควรหยิบสำเนาเอกสารที่ถ่าย ในขณะที่นิ้วมือสกปรก เปียกชื้น หรือเปื้อนน้ำมัน เพราะจะทำให้สำเนาเอกสารเปื้อนเป็นรอย 
11. หากมีควันจากเครื่อง หรือมีเสียงผิดปกติ หรือนอกตัวเครื่องร้อนเกินไปให้หยุดเครื่องทันที 
12. เมื่อมีข้อความ “READY TO COPY MAINTENACE REQUIRED” ปรากฏหน้าจอแสดงว่าถึงเวลาที่จะต้องทำความสะอาดและตรวจเช็คเครื่องโดยช่างผู้ชำนาญแล้ว 

การดูแลและบำรุงรักษาเครื่องถ่ายเอกสาร 
การดูแลและบำรุงรักษาเครื่องถ่ายเอกสารอย่างถูกวิธี จะช่วยถนอมเครื่องให้มีอายุการใช้งานยาวนาน ป้องกันการชำรุดเสียหายก่อนถึงเวลาอันสมควร ทำให้ประหยัดค่าใช้จ่ายและประหยัดเวลาในการปฏิบัติงานได้อย่างต่อเนื่อง ซึ่งแนวทางการดูแลและบำรุงรักษาเครื่องถ่ายเอกสารโดยทั่วไป มีดังนี้ 
1. ศึกษาขั้นตอนและวิธีการใช้เครื่องแต่ละชนิดจากคู่มือประจำเครื่อง 
2. ตั้งเครื่องให้อยู่ในที่ที่อากาศถ่ายเทได้สะดวก ห่างไกลจากความชื้นและแสงแดด 
3. หมั่นเช็ดและทำความสะอาดตัวเครื่องด้านนอกทุกวัน 
4. ทำความสะอาดกระจกวางต้นฉบับและฝาปิดต้นฉบับด้านในเป็นประจำสม่ำเสมอทุกวันโดยผ้านุ่มและสะอาดเท่านั้น ถ้าสกปรกมากให้ใช้ผ้านุ่มชุบน้ำพอเปียกชื้นทำความสะอาดเพียงอย่างเดียว ห้ามใช้ทินเนอร์ น้ำมันเบนซิน หรือสาละลายอื่น ๆ อย่างเด็ดขาด 
5. หากมีการติดตั้งถาดป้อนต้นฉบับอัตโนมัติ ให้ทำความสะอาดบริเวณถาดป้อนต้นฉบับอัตโนมัติด้วยผ้านุ่มสะอาด 
6. หมั่นตรวจดูผงหมึกให้อยู่ในปริมาณเพียงพอที่จะถ่ายเอกสารได้ชัดเจนอยู่เสมอ เวลาเทหมึกต้องระมัดระวังอย่าให้ผงหมึกฟุ้งกระจายเข้าตัวเครื่อง 
7. ใช้ผ้าคลุมเครื่องทุกครั้งหลักจากเลิกการใช้งาน และก่อนคลุมเครื่องควรรอให้เครื่องเย็นเสียก่อนจึงทำการคลุมเครื่อง ทั้งนี้เพื่อป้องกันฝุ่นละอองและความชื้น 
8. ขณะเครื่องกำลังทำงาน ห้ามหมุนหน้าปัดเลือกอัตราส่วนการถ่ายเอกสารโดยเด็ดขาด และควรเลือกอัตราส่วนการถ่ายเอกสารอย่างช้า ๆ ก่อนกดปุ่ม Start 
9. ระมัดระวังเกี่ยวกับสายไฟ ปลั๊กไฟที่ใช้กับเครื่องถ่ายเอกสาร เมือเลิกใช้เครื่องให้ปิดสวิตซ์และถอดปลั๊กไฟให้เรียบร้อย 
10. ไม่ควรเปิด-ปิดเครื่องถ่ายเอกสารบ่อย ๆ 
11. ควรจัดทำประวัติการใช้งานการซ่อมแซมและบำรุงรักษาเครื่องถ่ายเอกสารให้ละเอียด 
12. ถ้าเครื่องมีปัญหาติดขัดไม่สามารถใช้งานได้ ควรเรียกช่างผู้ชำนาญมาทำการตรวจซ่อม ห้ามทำการซ่อมเองโดยเด็ดขาด 
13. เมื่อมีข้อความ “READY TO COPY. MAINTENCE REQUISED” ปรากฏแสดงว่า ถึงเวลาต้องทำความสะอาดและตรวจเช็ค หรือให้ติดต่อช่างผู้ชำนาญ 

ส่วนประกอบของเครื่องถ่ายเอกสาร 
1. แผงควบคุมการทำงาน คำสั่งและไฟสัญลักษณ์การำงานจะปรากฏที่บริเวณนี้ 
2. สเกลบอกขนาดกระดาษด้านซ้ายมือ ใช้เพื่อกำหนดขนาดของต้นฉบับที่วางบนระจกรองรับ 
3. ฝาครอบกระจกรองรับต้นฉบับ ปิดฝาครอบต้นฉบับทุกครั้งที่ถ่ายเอกสาร 
4. กระจกรองรับต้นฉบับ วางต้นฉับคว่ำหน้าลงที่กระจกรองรับเมื่อต้องการถ่าย 
5. ถาด Bypass ใช้ในการถ่ายเอกสารลงบนแผ่น OHP, สติกเกอร์, แผ่นใส, กระดาษโปสการ์ดหรือกระดาษที่มีขนาดพิเศษ 
6. ถาดกระดาษพิเศษชนิดบรรจุ 1000 แผ่น แผ่น สามารถบรรจุกระดาษได้ 1,000 แผ่น สามารถติดตั้งถาดกระดาษพิเศษนี้ได้ 
7. ช่องเสียบอุปกรณ์นับจำนวน ใส่อุปกรณ์นักจำนวนที่นี่ 
8. ฝาครอบเครื่องด้านหน้า เปิดฝาเครื่องนี้เมื่อต้องการเปิดชิ้นส่วนภายในเครื่อง 
9. ถาดกระดาษขนาดบรรจุ 500 แผ่น สามารถบรรจุกระดาษได้ 500 แผ่น 
10. ถาดกระดาษขนาดบรรจุ 500 แผ่น สามารถบรรจุกระดาษได้ 500 แผ่น รูปแบบเครื่องที่มีการติดตั้งชุดถ่ายเอกสาร 2 หน้าจะไม่มีถาดกระดาษนี้เพราะเนื่องจากมีชุดถาดสำหรับถ่ายเอกสาร 2 หน้าแทน 
11. ชุดถ่ายเอกสาร 2 หน้า ใช้ชุดถาดกระดาษนี้การถ่ายเอกสาร 2 หน้า 
12. สวิทช์เปิด/ปิดเครื่อง ใช้ในการเปิด/ปิดเครื่องและให้เครื่องอยู่ในระบบ Stand-by 
13. ถาดรับสำเนา สำเนาที่ถ่ายเอกสารเสร็จแล้วจะถูกป้อนออกมาที่ถาดนี้ 
14.กล่องผงหมึก เปลี่ยนกล่องผงหมึกใหม่เมื่อไฟสัญลักษณ์เติมผงหมึกปรากฏหรือกระพริบ 
15.ชุดความร้อน จะอบผงหมึกที่พิมพ์บนสำเนาให้แห้ง และให้ระมัดระวังอย่าสำผัสชุดความร้อนนี้เพราะเนื่องจากอาจจะร้อนมาก

ไม่มีความคิดเห็น:

แสดงความคิดเห็น

แสดงความคิดเห็น